Yksityisyyskäytännöt

1. Rekisterinpitäjä

Kuvauspalvelu Salopino Oy
Y-tunnus: 3322279-3
Manttaalitie 15 B, 37500 Lempäälä
Puhelin: 040 503 9850
Sähköposti: jari@kuvauspalvelusalopino.fi
Verkkosivusto: www.kuvauspalvelusalopino.fi

2. Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa

Jari Salopino
Kuvauspalvelu Salopino Oy
Sähköposti: jari@kuvauspalvelusalopino.fi
Puhelin: 040 503 9850

3. Rekisterin nimi

Kuvauspalvelu Salopino Oy:n asiakas-, yhteydenotto-, tarjouspyyntö-, markkinointi-, analytiikka- ja verkkopalvelurekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin käyttötarkoituksiin:

• yhteydenottojen, tarjouspyyntöjen ja asiakaspalvelun käsittelyyn
• tarjousten laatimiseen, palvelutarpeen arviointiin ja asiakassuhteen hoitamiseen
• tilausten, sopimusten, projektien ja toimitusten hallintaan
• laskutukseen, kirjanpitoon ja lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen
• verkkosivuston toimivuuden, tietoturvan ja käyttökokemuksen parantamiseen
• analytiikkaan, mainonnan toimivuuden arviointiin ja markkinoinnin kehittämiseen
• ladattavien materiaalien, kuten oppaiden, toimittamiseen ja latausten hallintaan
• asiakasviestinnän toimivuuden seuraamiseen, kuten toimitus-, avaus- ja klikkaustietoihin
• lomakkeelle johtaneen painikkeen tai linkin, sivustopolun ja palvelukiinnostuksen arviointiin
• väärinkäytösten, roskapostin ja teknisten ongelmien ehkäisemiseen ja selvittämiseen

5. Käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittely perustuu tilanteesta riippuen yhteen tai useampaan seuraavista perusteista:

• Sopimuksen valmistelu tai täyttäminen: esimerkiksi tarjouspyyntöön vastaaminen, palvelun toteuttaminen ja asiakassuhteen hoitaminen.
• Rekisterinpitäjän oikeutettu etu: esimerkiksi B2B-yhteydenpito, asiakaspalvelu, palvelun kehittäminen, tietoturva, väärinkäytösten ehkäisy ja asiakasviestinnän toimivuuden seuranta.
• Lakisääteinen velvoite: esimerkiksi kirjanpitoon, verotukseen ja viranomaisvaatimuksiin liittyvät tiedot.
• Suostumus: esimerkiksi evästeisiin, markkinointiseurantaan, palautteen julkaisuun tai muihin tilanteisiin, joissa suostumus on tarpeen.

6. Mitä tietoja voidaan kerätä?

Sähköpostiviestinnän tiedot

Asiakasviestinnässä voidaan käsitellä sähköpostien toimitus- ja seurantatietoja, kuten viestin lähetys, toimitus, avaus todennäköisesti, linkin klikkaus, vastaus, toimitusvirhe eli bounce sekä roskaposti-ilmoitus. Näitä tietoja käytetään asiakasviestinnän toimivuuden varmistamiseen, tarjouspyyntöjen käsittelyyn, asiakaspalveluun ja viestinnän kehittämiseen.

Sähköpostiviesteissä voi olla teknisiä seurantatoimintoja, kuten yksittäinen seurantakuva tai seurattava linkki. Niiden avulla voidaan arvioida, onko viesti todennäköisesti avattu ja mitä viestissä olevia linkkejä on klikattu. Avaustieto on aina suuntaa-antava, koska kaikki sähköpostiohjelmat eivät lataa kuvia tai välittävät kuvat omien palveluidensa kautta.

Erityiset henkilötietoryhmät

Kuvauspalvelu Salopino Oy ei tarkoituksellisesti kerää verkkosivuston lomakkeilla arkaluonteisia henkilötietoja, kuten terveystietoja, uskonnollista vakaumusta, poliittisia mielipiteitä tai muita erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja. Tällaisia tietoja ei tule lähettää lomakkeilla, ellei se ole palvelun kannalta erikseen välttämätöntä ja asiasta ole sovittu.

7. Yhteydenottolomakkeet, tarjouspyynnöt ja oppaan lataukset

Verkkosivujen yhteydenotto-, tarjouspyyntö- ja latauslomakkeilla voidaan kerätä asiakkaan nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, yrityksen tai organisaation nimi sekä asiakkaan vapaaehtoisesti antamat lisätiedot.

Jos käyttäjä antaa puhelinnumeronsa, Kuvauspalvelu Salopino Oy voi käyttää sitä yhteydenottoon, tarjouspyynnön tarkentamiseen, asiakaspalveluun ja mahdollisen asiakassuhteen hoitamiseen.

Lomakkeen lähetyksen yhteydessä voidaan tallentaa myös teknisiä tietoja, kuten lähetysaika, IP-osoite, selaintyyppi, laitetiedot, käyttöjärjestelmä, sivu jolta lomake lähetettiin, mahdolliset kampanja- ja lähdetiedot sekä tarpeen mukaan viimeisimmät sivustolla katsotut sivut ennen lomakkeen lähettämistä.

Lomakkeiden ja oppaan latausten yhteydessä voidaan käsitellä myös tietoa siitä, miltä laskeutumissivulta käyttäjä tuli, mikä sivu tai linkki ohjasi lomakkeelle, mikä CTA-painike tai lomakekohta johti yhteydenottoon, millä sivulla käyttäjä viipyi pisimpään, kuinka kauan käyttäjä viipyi lomakesivulla ja sivustopolulla sekä onko kyseessä palaava kävijä.

Sähköpostiosoitteen perusteella voidaan arvioida, onko kyseessä todennäköisesti yritys- tai organisaatio-osoite vai yleinen sähköpostipalvelu, kuten Gmail, Outlook tai vastaava. Tätä tietoa käytetään yhteydenoton ja palvelutarpeen sisäiseen arviointiin.

Oppaan tai muun ladattavan materiaalin yhteydessä latauslinkki voi olla kertakäyttöinen tai ajallisesti rajattu. Latauksesta voidaan tallentaa tieto siitä, ladataanko materiaali heti vai myöhemmin sekä latauksen ajankohta. Tämä auttaa hallitsemaan materiaalin jakelua, tietoturvaa ja liidiprosessin laatua.

8. Latauksen jälkeinen sivukäytön seuranta

Kun käyttäjä on ladannut oppaan tai muun materiaalin, hänelle lähetettävän sähköpostin linkit voivat sisältää henkilökohtaisen, allekirjoitetun tunnisteen. Tunniste ei sisällä selkokielistä sähköpostiosoitetta, vaan se on salattu lyhyt koodi. Kun käyttäjä siirtyy sähköpostin linkistä verkkosivustolle, tämän tunnisteen avulla latauksen jälkeinen sivukäyttö voidaan yhdistää kyseiseen yhteydenottoon.

Tällöin voidaan käsitellä tietoa siitä, millä sivuilla käyttäjä vierailee latauksen jälkeen, missä järjestyksessä ja kuinka kauan kullakin sivulla. Tietoa käytetään yhteydenoton oikea-aikaiseen ja tarkoituksenmukaiseen hoitamiseen sekä palvelutarpeen arviointiin. Käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun, joka liittyy itse pyydetyn materiaalin toimittamiseen ja siihen liittyvään B2B-asiakasviestintään.

Tunniste tallennetaan käyttäjän selaimen paikalliseen tallennustilaan rajatuksi ajaksi, enintään latauslinkin voimassaolon ajaksi. Käyttäjä voi estää tämän seurannan tyhjentämällä selaimensa tallennustilan tai selausdatan. Seuranta koskee vain käyttäjiä, jotka ovat itse pyytäneet materiaalin ja siirtyneet sivustolle heille lähetetystä linkistä.

9. Liidien sisäinen luokittelu ja priorisointi

Lomakkeiden, tarjouspyyntöjen ja ladattavien materiaalien yhteydessä syntyneitä tietoja voidaan käyttää yhteydenottojen sisäiseen luokitteluun ja priorisointiin. Luokittelu auttaa arvioimaan, kuinka nopeasti yhteydenottoon kannattaa vastata ja mikä palvelu voisi olla asiakkaalle sopivin.

Luokittelu ei aiheuta asiakkaalle automaattisia oikeusvaikutuksia eikä se tarkoita automaattista päätöksentekoa. Lopullinen asiakaspalvelu, tarjous ja yhteydenotto perustuvat aina tapauskohtaiseen arviointiin.

Sisäisessä liidiseurannassa voidaan käyttää esimerkiksi liikennevalomallia, kampanjatietoja, sivustokäyttäytymistä, lataus- ja klikkaustietoja sekä asiakkaan itse antamia tietoja. Tavoitteena on vastata yhteydenottoon oikealla sisällöllä ja oikeassa aikataulussa.

10. Sähköinen markkinointi ja asiakasviestintä

Kuvauspalvelu Salopino Oy voi lähettää asiakkaalle palveluun, tarjouspyyntöön, asiakassuhteeseen tai aiempaan yhteydenottoon liittyvää viestintää. Sähköistä suoramarkkinointia lähetetään vain lain sallimissa tilanteissa tai käyttäjän suostumuksella.

Vastaanottajalla on oikeus kieltää suoramarkkinointi. Kiellon voi tehdä ottamalla yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen jari@kuvauspalvelusalopino.fi tai käyttämällä viestissä mahdollisesti olevaa peruutusmahdollisuutta.

Palveluun, yhteydenottoon, tarjouspyyntöön tai oppaan lataukseen liittyvissä asiakasviesteissä voidaan seurata viestin teknistä toimivuutta, kuten toimitusta, avausta todennäköisesti ja viestissä olevien linkkien klikkauksia. Näitä tietoja käytetään viestinnän perillemenon varmistamiseen ja yhteydenoton tarkoituksenmukaiseen hoitamiseen.

11. Evästeet ja analytiikka

Sivustolla voidaan käyttää välttämättömiä, analytiikkaan liittyviä ja markkinointiin liittyviä evästeitä sekä vastaavia teknologioita.

• Välttämättömät evästeet ovat tarpeen sivuston teknisen toiminnan ja tietoturvan kannalta.
• Analytiikkaevästeet auttavat ymmärtämään, miten sivustoa käytetään ja miten sisältöjä voidaan kehittää.
• Markkinointievästeet voivat auttaa arvioimaan mainonnan toimivuutta ja näyttämään käyttäjälle olennaisempaa sisältöä.

Sivustolla voidaan käyttää esimerkiksi Google Analyticsia tai muita analytiikka- ja seurantatyökaluja. Käyttäjä voi hallita evästeasetuksiaan sivuston evästeasetusten kautta, jos evästehallinta on käytössä, sekä oman selaimensa asetuksista.

Analytiikka- ja markkinointievästeitä käytetään käyttäjän suostumuksen perusteella silloin, kun laki sitä edellyttää.

Lomakkeiden ja oppaiden yhteydessä voidaan lisäksi käyttää selaimen paikallista tallennustilaa tai evästeitä sivustopolun, laskeutumissivun, kampanjatietojen, CTA-tiedon, palaavan kävijän tunnistamisen ja lomakkeeseen liittyvän teknisen seurannan toteuttamiseen. Näitä tietoja säilytetään vain tarpeellisen ajan yhteydenoton ja palvelutarpeen arviointia varten.

12. Tietolähteet

Henkilötietoja saadaan pääasiassa seuraavista lähteistä:

• käyttäjältä itseltään lomakkeiden, sähköpostien, puheluiden tai muiden yhteydenottojen kautta
• asiakkaan ja Kuvauspalvelu Salopino Oy:n välisestä asiakas- ja projektiviestinnästä
• verkkosivuston teknisistä loki-, eväste- ja analytiikkatiedoista
• julkisesti saatavilla olevista lähteistä, kuten yritysten verkkosivuilta tai julkisista yritysrekistereistä
• asiakkuuden hoitamiseen liittyvistä järjestelmistä, kuten laskutus-, sähköposti- tai asiakashallintajärjestelmistä

13. Palveluntarjoajat ja tietojen luovutukset

Henkilötietojen käsittelyssä voidaan käyttää teknisiä palveluntarjoajia, kuten verkkosivuston ylläpito- ja hosting-palvelua, WordPress-lisäosia, sähköpostin välityspalvelua, analytiikkapalveluja, asiakashallintajärjestelmää, tietoturva- ja varmuuskopiointipalveluja sekä taloushallinnon järjestelmiä.

Palveluntarjoajat käsittelevät tietoja Kuvauspalvelu Salopino Oy:n lukuun ja sovittuihin tarkoituksiin. Tietoja ei myydä ulkopuolisille.

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille tai muille tahoille, jos laki, viranomaismääräys, sopimusvelvoite, oikeuksien puolustaminen tai väärinkäytösten selvittäminen sitä edellyttää.

14. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Osa käytettävistä teknisistä palveluista, kuten analytiikka-, sähköposti-, pilvi- tai mainontapalvelut, voi kuitenkin käsitellä tietoja myös EU:n tai ETA:n ulkopuolella.

Jos tietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, siirrossa käytetään soveltuvia tietosuojamekanismeja, kuten Euroopan komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita tai muita voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisia suojatoimia.

15. Tietojen säilytysajat

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä selosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten tai lain edellyttämällä tavalla.

• Yhteydenotto- ja tarjouspyyntötietoja säilytetään lähtökohtaisesti enintään 24 kuukautta viimeisestä yhteydenotosta, ellei asiakassuhde jatku tai tietojen säilyttämiselle ole muuta perustetta.
• Asiakassuhteeseen, sopimuksiin, laskutukseen ja kirjanpitoon liittyviä tietoja säilytetään lakisääteisten velvoitteiden mukaisesti.
• Tekniset loki- ja tietoturvatiedot säilytetään vain niin kauan kuin ne ovat tarpeen tietoturvan, väärinkäytösten ehkäisyn tai palvelun toimivuuden varmistamiseksi.
• Lomakkeisiin, oppaisiin, sivustopolkuun, latauksen jälkeiseen sivukäyttöön ja asiakasviestien avaus- tai klikkaustietoihin liittyviä sisäisiä liidiseurantatietoja säilytetään vain yhteydenoton käsittelyn ja palvelutarpeen arvioinnin kannalta tarpeellisen ajan, ellei asiakassuhde jatku tai tietojen säilyttämiselle ole muuta perustetta.
• Analytiikka- ja evästetietojen säilytysajat määräytyvät käytettävän työkalun ja evästeasetusten mukaan.

16. Rekisterin suojaus

Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti. Tietoja suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Tällaisia toimenpiteitä voivat olla esimerkiksi käyttöoikeuksien rajaaminen, salasanat, kaksivaiheinen tunnistautuminen, suojatut yhteydet, varmuuskopiointi, tietoturvapäivitykset sekä palveluntarjoajien sopimukselliset tietosuojavelvoitteet.

Vain sellaisilla henkilöillä ja palveluntarjoajilla on pääsy tietoihin, joilla on työtehtävän, palvelun toteuttamisen tai teknisen ylläpidon perusteella tarve käsitellä tietoja.

17. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus:

• saada tieto siitä, mitä henkilötietoja hänestä käsitellään
• pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisua
• pyytää tietojen poistamista silloin, kun käsittelylle ei ole enää perustetta
• pyytää käsittelyn rajoittamista
• vastustaa käsittelyä tilanteissa, joissa käsittely perustuu oikeutettuun etuun
• peruuttaa antamansa suostumus silloin, kun käsittely perustuu suostumukseen
• pyytää tietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen, jos edellytykset täyttyvät
• tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti

Pyynnöt voi lähettää sähköpostitse osoitteeseen jari@kuvauspalvelusalopino.fi. Tarvittaessa pyytäjän henkilöllisyys voidaan varmistaa ennen pyynnön käsittelyä.

18. Linkit ulkopuolisille sivustoille

Sivustolla voi olla linkkejä ulkopuolisille verkkosivustoille tai palveluihin, joita Kuvauspalvelu Salopino Oy ei hallinnoi. Ulkopuolisilla sivustoilla on omat tietosuoja- ja evästekäytäntönsä. Kuvauspalvelu Salopino Oy ei vastaa ulkopuolisten sivustojen sisällöstä tai tietosuojakäytännöistä.

19. Muutokset tähän selosteeseen

Tätä tietosuoja- ja rekisteriselostetta voidaan päivittää, jos palvelut, verkkosivuston toiminnallisuudet, käytettävät järjestelmät tai lainsäädäntö muuttuvat. Ajantasainen versio julkaistaan tällä sivulla.