Selkeät ehdot digitaaliselle dokumentoinnille

1. Soveltaminen

Näitä yleisiä sopimus- ja toimitusehtoja sovelletaan Kuvauspalvelu Salopino Oy:n tuottamiin palveluihin, ellei tarjouksessa, sopimuksessa tai muussa kirjallisessa vahvistuksessa ole toisin sovittu.

Palveluihin voivat kuulua esimerkiksi kiinteistöjen 3D-kuvaus, Matterport- ja muut virtuaalimallit, LiDAR- ja pistepilviaineistot, E57-, XYZ-, OBJ- tai muut tekniset tiedostot, dronekuvaus, lämpökuvaus, aurinkopaneelien ja aurinkokenttien kuvaus, orto- ja kartoituskuvaus, 360°-kuvaus, 360°-video, valokuva, video, virtuaalinen perehdytys sekä näihin liittyvä suunnittelu, tuotanto, jälkikäsittely, julkaisu, ylläpito ja konsultointi.

2. Määritelmät

Tekninen virhe

Teknisellä virheellä tarkoitetaan aineistossa olevaa sellaista virhettä, joka johtuu toimittajan laitteesta, työmenetelmästä, tiedoston muodostuksesta tai toimittajasta johtuvasta olennaisesta asiavirheestä. Tekninen virhe ei ole luovan ratkaisun, esitystavan, rajauksen, katselujärjestyksen, värisävyn tai muun tyyliseikan subjektiivinen arvio, ellei asiasta ole sovittu tarkasti etukäteen.

3. Sopimuksen syntyminen

Sopimus syntyy, kun tilaaja hyväksyy toimittajan tarjouksen, kustannusarvion tai tilausvahvistuksen kirjallisesti, sähköpostitse, viestillä, verkkolomakkeella tai muulla todennettavalla tavalla.

Jos tilaaja pyytää toimittajaa aloittamaan valmistelun, kuvaussuunnittelun, matkavalmistelut, kuvausluvituksen, ajankohdan varaamisen tai muun tuotantoon liittyvän työn ennen erillistä allekirjoitusta, katsotaan tilaajan hyväksyneen tarjouksen ja nämä ehdot kyseisen työn osalta.

4. Toimittajan yleiset velvollisuudet

Toimittaja toteuttaa palvelun huolellisesti, ammattimaisesti ja sovitun käyttötarkoituksen mukaisesti. Toimittaja pyrkii valitsemaan kuvausmenetelmät, aikataulut ja tekniset asetukset siten, että lopputulos palvelee tilaajan kanssa sovittua tavoitetta.

Toimittaja ilmoittaa tilaajalle ilman aiheetonta viivytystä, jos tuotannon toteutukseen, aikatauluun, turvallisuuteen, sääolosuhteisiin, drone-lentoon, tekniseen laitteistoon tai aineiston toimitukseen vaikuttaa este tai olennainen muutos.

Toimittaja korjaa omasta toiminnastaan johtuvat olennaiset tekniset virheet kohtuullisessa laajuudessa ilman erillistä veloitusta.

5. Tilaajan yleiset velvollisuudet

Tilaaja vastaa siitä, että palvelu voidaan toteuttaa sovittuna ajankohtana turvallisesti, tehokkaasti ja esteettömästi. Tilaajan tulee antaa toimittajalle riittävät tiedot kohteesta, käyttötarkoituksesta, aikataulusta, kuvausalueesta, turvallisuusohjeista, yhteyshenkilöistä ja mahdollisista rajoituksista.

Tilojen valmistelu

• tilojen tulee olla kuvausvalmiina sovittuna ajankohtana
• turhat henkilöt, arkaluonteiset asiakirjat, salassa pidettävät tiedot ja henkilötietoja sisältävät materiaalit tulee poistaa tai peittää
• kulkuväylien tulee olla turvallisia ja esteettömiä
• tilaaja vastaa kohteen sisäisestä tiedottamisesta, kuten henkilökunnan, asukkaiden, vuokralaisten tai muiden osapuolten informoinnista
• tilaaja vastaa siitä, että tarvittavat luvat, kulkuoikeudet ja suostumukset on hankittu

Lisäkulut ja viivästykset

Jos kuvaus viivästyy, estyy tai muuttuu tilaajasta, kohteesta, puutteellisista tiedoista, kuvausvalmiuden puutteesta, puuttuvista luvista tai työrauhan puutteesta johtuvasta syystä, toimittajalla on oikeus laskuttaa ylimääräinen työ, odotusaika, uusi käynti ja muut aiheutuneet kulut voimassa olevan hinnaston tai erillisen sopimuksen mukaisesti.

6. Yhteydenpito ja päätöksenteko

Tilaaja ja toimittaja nimeävät tarvittaessa yhteyshenkilön. Jos yhteyshenkilöä ei ole erikseen nimetty, toimii tarjouksen hyväksynyt, tilauksen tehnyt tai tilaajan puolesta yhteydenpitoa hoitava henkilö sopimuksen mukaisena yhteyshenkilönä.

Yhteyshenkilöllä katsotaan olevan oikeus antaa tuotantoon liittyviä ohjeita, hyväksyä sovittuun työhön liittyviä käytännön ratkaisuja ja sopia lisätöistä, ellei tilaaja ole kirjallisesti ilmoittanut muuta.

7. Muutokset, lisätyöt ja rajaukset

Mikäli tilaaja pyytää sovitusta poikkeavaa laajennusta, uutta kuvausaluetta, uutta toimitusformaattia, lisäkuvia, uutta käyntiä, lisämallia, lisäeditointia, raportointia, mitta-aineistoa, pistepilveä, tiedostokonversiota, uutta julkaisualustaa tai muuta lisätyötä, toimittajalla on oikeus laskuttaa se erikseen.

Tilaajan pyytämät muutokset voivat vaikuttaa aikatauluun, hintaan, toimitusmuotoon ja lopputuloksen tekniseen laatuun. Muutoksista sovitaan kirjallisesti ennen lisätyön toteuttamista, ellei kyse ole vähäisestä operatiivisesta tarkennuksesta.

8. Hinnat, varausmaksu ja maksuehdot

Tarjouksissa, hinnastoissa ja sopimuksissa ilmoitetut hinnat ovat arvonlisäverottomia, ellei toisin mainita. Hintoihin lisätään kulloinkin voimassa oleva arvonlisävero.

Maksuehto määräytyy tarjouksen, tilausvahvistuksen tai laskun mukaan. Ellei muuta ole sovittu, toimittajalla on oikeus laskuttaa palvelu kokonaan tai osittain etukäteen, tuotannon etenemisen mukaan tai toimituksen yhteydessä.

Varausmaksu

Toimittajalla on oikeus periä varausmaksu tai ennakkomaksu kuvausajan, resurssien, tuotantokaluston, matkan tai muun valmistelun varaamiseksi. Varausmaksu hyvitetään loppulaskussa, ellei tarjouksessa tai sopimuksessa toisin sovita.

Viivästyneet maksut

Maksun viivästyessä toimittajalla on oikeus periä viivästyskorkoa ja perintäkuluja voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Toimittajalla on myös oikeus keskeyttää aineiston julkaisu, luovutus, ylläpito tai käyttöoikeus, jos sovittuja maksuja ei ole suoritettu.

9. Matka-, majoitus- ja muut kustannukset

Matka-, ajoaika-, majoitus-, pysäköinti-, lupa-, alue-, turvallisuus-, erityisjärjestely- ja muut tuotantokustannukset sisältyvät palvelun kokonaishintaan vain, jos näin on tarjouksessa tai sopimuksessa todettu.

Mikäli kustannuksia ei ole sisällytetty kokonaishintaan tai kohteen tiedot muuttuvat olennaisesti, toimittajalla on oikeus laskuttaa nämä kulut erikseen toteuman, hinnaston tai erikseen sovitun hinnan mukaisesti.

10. Aikataulu, kuvausolosuhteet ja uudelleenaikataulutus

Toimitus- ja kuvausaikataulut sovitaan tarjouksessa, tuotantosuunnitelmassa tai muussa kirjallisessa viestinnässä. Aikataulut ovat tavoitteellisia, ellei niitä ole nimenomaisesti sovittu sitoviksi.

Dronekuvaus, lämpökuvaus, ulkokuvaus, ortokuvaus ja muut olosuhdeherkät palvelut voivat edellyttää sopivaa säätä, valaistusta, lämpötilaeroa, lentoturvallisuutta, lupatilannetta, viranomaisohjeiden noudattamista tai muuta teknisesti sopivaa toteutusikkunaa.

Toimittajalla on oikeus siirtää kuvausta tai muuttaa toteutustapaa, jos olosuhteet, turvallisuus, viranomaisrajoitukset, kohteen tilanne, laiterikko, sairaus tai muu perusteltu syy vaarantaa laadukkaan tai turvallisen toteutuksen.

11. Toimitus, hyväksyntä ja reklamaatiot

Toimitettava aineisto, tiedostomuodot, linkit, mallien lukumäärä, kuvien määrä, raportit, pistepilvet, 360°-sisällöt, videot ja muut lopputuotteet määritellään tarjouksessa tai sopimuksessa.

Toimitus katsotaan hyväksytyksi, jos tilaaja ei reklamoi kirjallisesti 15 päivän kuluessa aineiston toimituksesta tai jos tilaaja ottaa aineiston käyttöön, julkaisee sen, jakaa sen eteenpäin tai hyödyntää sitä toiminnassaan ennen tämän määräajan päättymistä.

Reklamaatiossa tulee yksilöidä, mikä aineistossa on olennaisesti virheellistä suhteessa sovittuun toimitukseen. Toimittajalla on ensisijaisesti oikeus korjata virhe kohtuullisessa ajassa.

12. Muutokset aineistoon ja korjauskierrokset

Toimitukseen sisältyy vain sellaiset muutos-, tarkistus- ja korjauskierrokset, joista on sovittu tarjouksessa tai sopimuksessa. Ellei muuta ole sovittu, toimitukseen sisältyy yksi kohtuullinen tekninen tarkistuskierros.

Uudet sisältötoiveet, lisäeditoinnit, uudelleenkuvaukset, uudet malliversiot, uudet toimitusformaatit, laajemmat kuvavalikoimat, ylimääräiset pistepilvet, mittauspyynnöt, rajaukset, anonymisoinnit ja muut lisätyöt laskutetaan erikseen.

13. Virtuaalimallit, Matterport-palvelu ja ylläpito

Virtuaalimalli tai Matterport-malli toimitetaan pääsääntöisesti katselulinkkinä, upotuskoodina tai muussa sovitussa muodossa. Mallin toiminta voi riippua kolmannen osapuolen alustasta, selainympäristöstä, verkkoyhteydestä, päätelaiteominaisuuksista ja palveluntarjoajan teknisistä ehdoista.

Ellei tarjouksessa toisin sovita, Matterport- tai vastaavan virtuaalimallin ylläpito ja hosting sisältyy hintaan 6 kuukauden ajan. Tämän jälkeen jatkoylläpito laskutetaan erikseen voimassa olevan hinnaston tai erillisen sopimuksen mukaisesti.

Toimittajalla on oikeus poistaa, arkistoida tai sulkea malli, jos ylläpitomaksua ei ole maksettu, sopimuksen voimassaolo on päättynyt tai kolmannen osapuolen palvelu estää mallin ylläpidon.

14. Pistepilvet, LiDAR, E57/XYZ/OBJ ja tekniset aineistot

Pistepilvet, LiDAR-aineistot, E57-, XYZ-, OBJ-, MatterPak-, BIM-lähtöaineistot ja muut tekniset tiedostot toimitetaan vain, jos niistä on sovittu tarjouksessa tai sopimuksessa.

Tekninen aineisto on tarkoitettu sovittuun käyttötarkoitukseen, kuten nykytilan hahmottamiseen, suunnittelun tueksi, tarjouslaskennan tueksi, mallinnuksen lähtöaineistoksi, dokumentointiin tai sisäiseen kiinteistötiedon hyödyntämiseen.

Mittatarkkuuteen vaikuttavat muun muassa kohteen geometria, materiaalit, valaistus, näkyvyys, skannausväli, laite, rekisteröinti, käsittelymenetelmä ja aineiston jatkokäsittely. Tilaaja vastaa siitä, että tekninen aineisto tarkistetaan ennen kriittistä suunnittelu-, rakentamis- tai tuotantokäyttöä.

15. Dronekuvaus, lämpökuvaus, ortokuvaus ja kartoitus

Dronekuvaus toteutetaan voimassa olevien ilmailusäädösten, turvallisuusvaatimusten, alueellisten rajoitusten, sääolosuhteiden ja toimittajan ammatillisen harkinnan mukaisesti. Toimittajalla on aina oikeus keskeyttää tai siirtää lento, jos turvallinen toteutus ei ole mahdollinen.

Lämpökuvaus on havaintoja ja poikkeamia havainnollistava kuvausmenetelmä. Tuloksiin vaikuttavat esimerkiksi sää, vuodenaika, auringonpaiste, tuuli, kosteus, kuvausajankohta, pintamateriaalit, kuormitus, lämpötilaerot ja kohteen tekninen tila.

Aurinkopaneelien ja aurinkokenttien lämpökuvauksessa voidaan tuottaa sekä tavallista kuva-aineistoa että lämpökuva-aineistoa poikkeamien paikantamisen tueksi. Aineisto ei kuitenkaan yksinään ole sähkötekninen tarkastus, kuntotutkimus tai korjauspäätös, ellei tästä ole erikseen sovittu.

Orto- ja kartoitusaineisto, kuten ortokuva, 3D-malli, korkeusmalli tai tilavuusarvio, ei korvaa virallista maanmittausta, rajankäyntiä tai viranomaismittausta ilman erillistä kirjallista sopimusta ja tarkoitukseen soveltuvaa mittausprosessia.

16. Immateriaalioikeudet ja käyttöoikeudet

Omistusoikeus, tekijänoikeudet ja muut immateriaalioikeudet toimittajan tuottamaan aineistoon jäävät toimittajalle, ellei kirjallisesti toisin sovita. Tilaajalle myönnetään tarjouksen tai sopimuksen mukainen käyttöoikeus toimitettuun aineistoon.

Ellei muuta ole sovittu, tilaajalla on ei-yksinomainen käyttöoikeus aineistoon omassa markkinoinnissaan, viestinnässään, sisäisessä käytössään, dokumentoinnissaan, perehdytyksessään, turvallisuustyössään ja tilaajan omaan projektiin liittyvässä suunnittelussa.

Tilaaja saa luovuttaa aineistoa oman projektinsa kannalta tarpeellisille suunnittelijoille, arkkitehdeille, insinööreille, urakoitsijoille, viranomaisille, kiinteistönhallinnan kumppaneille tai markkinointikumppaneille, kun luovutus liittyy tilaajan omaan käyttöön eikä aineiston erilliseen jälleenmyyntiin.

Tilaaja ei saa myydä, lisensoida, julkaista maksullisena tuotteena, luovuttaa kaupalliseen jälleenkäyttöön tai siirtää aineistoa kolmannelle osapuolelle erillisenä tuotteena ilman toimittajan kirjallista lupaa.

Raakatiedostot, projektitiedostot, työtiedostot, editointiprojektit, skannausprojektit, kalibrointitiedot ja muut toimittajan sisäiset tuotantotiedostot eivät sisälly toimitukseen, ellei niistä ole erikseen sovittu.

17. Referenssikäyttö

Toimittajalla on oikeus käyttää toteutettua työtä, tilaajan nimeä, kohteen nimeä, rajattuja kuvia, videoita, 3D-näkymiä, kuvakaappauksia tai muuta aineiston osaa oman osaamisensa esittelyyn, referensseihin, tarjouksiin, verkkosivuille ja markkinointiin, ellei tilaajan kanssa kirjallisesti toisin sovita.

Luottamuksellisia, turvallisuuskriittisiä, henkilötietoja sisältäviä tai muuten arkaluonteisia kohteita ei julkaista referenssinä ilman tilaajan lupaa tai erillistä rajausta.

18. Peruuttaminen ja keskeyttäminen

Jos tilaaja peruuttaa tai keskeyttää toimeksiannon toimittajasta riippumattomasta syystä, toimittajalla on oikeus laskuttaa siihen mennessä tehty työ, valmistelu, suunnittelu, varattu aika, matkat, alihankinnat, lupa- ja alustakustannukset sekä muut aiheutuneet kulut.

Jos peruutus tapahtuu niin myöhään, että varattua kuvausaikaa ei voida kohtuudella myydä toiselle asiakkaalle, toimittajalla on oikeus pidättää varausmaksu tai laskuttaa kohtuullinen peruutuskorvaus.

Toimittajalla on oikeus keskeyttää työ, jos kohteessa ilmenee turvallisuusriski, asiatonta käytöstä, uhkailua, työrauhan estämistä, puuttuvia lupia, teknisesti mahdoton tilanne tai muu olennainen este.

19. Ylivoimainen este

Toimittaja ei vastaa viivästyksestä tai vahingosta, joka johtuu toimittajasta riippumattomasta ylivoimaisesta esteestä. Tällaisia voivat olla esimerkiksi poikkeukselliset sääolosuhteet, viranomaisrajoitukset, ilmatilarajoitukset, sairaus, onnettomuus, lakko, tietoliikennehäiriö, kolmannen osapuolen palvelukatkos, laiterikko, kyberhäiriö, tulipalo, vesivahinko, pandemia, sota, levottomuus tai muu ennakoimaton tapahtuma.

Ylivoimaisen esteen sattuessa osapuolet pyrkivät sopimaan uudesta aikataulusta tai muusta kohtuullisesta ratkaisusta.

20. Vastuut ja vastuunrajoitukset

Toimittaja vastaa omalla tuottamuksellaan aiheuttamistaan välittömistä vahingoista voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Toimittajan vastuu rajoittuu kuitenkin aina enintään kyseisen toimeksiannon arvonlisäverottomaan kokonaishintaan, ellei pakottavasta lainsäädännöstä muuta johdu.

Toimittaja ei vastaa välillisistä vahingoista, kuten saamatta jääneestä voitosta, tuotannon keskeytymisestä, mainehaitasta, liiketoiminnan menetyksestä, kolmannen osapuolen vaatimuksista, tilaajan omista jatkokäsittelyvirheistä, virheellisestä tulkinnasta tai aineiston käytöstä muuhun kuin sovittuun tarkoitukseen.

Tilaaja vastaa siitä, että aineisto soveltuu tilaajan omaan käyttötarkoitukseen, jos käyttötarkoitusta ei ole määritelty riittävän tarkasti ennen tuotannon aloittamista.

21. Luottamuksellisuus

Osapuolet sitoutuvat pitämään luottamuksellisina toisiltaan saamansa tiedot, jotka on merkitty luottamuksellisiksi tai jotka on olosuhteiden perusteella ymmärrettävä luottamuksellisiksi. Luottamuksellisia tietoja saa käyttää vain sopimuksen toteuttamiseen.

Luottamuksellisuus ei koske tietoja, jotka ovat julkisia, tulevat julkisiksi ilman osapuolen sopimusrikkomusta, ovat osapuolen tiedossa jo ennen luovutusta tai jotka osapuoli on velvollinen luovuttamaan lain tai viranomaismääräyksen perusteella.

22. Tietosuoja, henkilötiedot ja kuvauskohteet

Toimittaja pyrkii toteuttamaan kuvauksen siten, että tarpeettomia henkilötietoja ei tallennu aineistoon. Tilaaja vastaa kuitenkin kohteen valmistelusta, sisäisestä tiedottamisesta, tarvittavista luvista ja siitä, että kuvattavat tilat voidaan kuvata lainmukaisesti.

Tilaajan tulee poistaa tai peittää ennen kuvausta arkaluonteiset asiakirjat, henkilötiedot, turvakoodit, salasanat, asiakasrekisterit, potilastiedot, henkilökuvat, lasten tiedot, rekisterikilvet, henkilökortit, nimikyltit ja muut tiedot, joiden tallentuminen aineistoon ei ole tarkoituksenmukaista.

Jos toimitetusta aineistosta havaitaan jälkikäteen yksittäisiä henkilötietoja tai muita poistettavia kohtia, tilaaja voi pyytää niiden poistamista tai sumentamista kohtuullisessa laajuudessa. Laajat anonymisointi-, uudelleenmallinnus- tai editointityöt voidaan laskuttaa erikseen, ellei virhe johdu toimittajasta.

Henkilötietojen käsittelystä kerrotaan tarkemmin Kuvauspalvelu Salopino Oy:n tietosuoja- ja rekisteriselosteessa.

23. Kolmannen osapuolen palvelut ja alustat

Palvelun toteuttamisessa voidaan käyttää kolmannen osapuolen alustoja, ohjelmistoja, pilvipalveluja, analytiikkaa, karttapalveluja, videopalveluja, virtuaalimallialustoja, tiedostonsiirtopalveluja, sähköpostipalveluja tai muita teknisiä järjestelmiä.

Toimittaja ei vastaa kolmannen osapuolen palveluiden häiriöistä, muutoksista, hinnoittelumuutoksista, käyttöehtomuutoksista, päätelaiteyhteensopivuudesta, selainongelmista tai palvelun lakkauttamisesta, ellei kyse ole toimittajan omasta olennaisesta laiminlyönnistä.

24. Ehtojen muuttaminen

Toimittaja voi päivittää näitä yleisiä ehtoja. Uusia ehtoja sovelletaan päivityksen jälkeen tehtyihin tarjouksiin, tilauksiin ja sopimuksiin, ellei kirjallisesti toisin sovita. Jo syntyneisiin sopimuksiin sovelletaan sopimuksen tekohetkellä voimassa olleita ehtoja, ellei osapuolten kesken toisin sovita.

25. Sovellettava laki ja erimielisyydet

Sopimukseen ja näihin ehtoihin sovelletaan Suomen lakia lukuun ottamatta sen lainvalintasääntöjä. Mahdolliset erimielisyydet pyritään ensisijaisesti ratkaisemaan osapuolten välisillä neuvotteluilla.

Jos neuvotteluratkaisua ei saavuteta kohtuullisessa ajassa, riita ratkaistaan Pirkanmaan käräjäoikeudessa, ellei pakottavasta lainsäädännöstä muuta johdu.